An English version of the Quickstart guide is available here.
Steg-för-steg-manual för användning av Ifpis webbtjänst för rättighetshavare
Innehållsförteckning:
Steg 1 – Skapa ett bolagskonto hos Ifpi (OBS: endast nya rättighetshavare)
Steg 2 – Skapa en användare i Ifpis webbtjänst
Steg 3 – Logga in på Ifpis webbtjänst
Steg 4 – Säkerställ att informationen om ditt konto är korrekt
Steg 5 – Se vilka inspelningar som är registrerade på ditt konto
Steg 6A – Registrera inspelningar en i taget (manuellt)
Steg 6B – Registrera inspelningar en i taget (genom Spotify drag-and-drop)
Steg 7 – Registrera flera inspelningar åt gången (via Excel-fil)
Steg 8 – Avregistrera inspelningar (Slutdatum eller Makulera)
Steg 9 – Lista över ej registrerade rättigheter (s.k. oclaimat-lista)
Steg 10 – Se utbetalningar, underlag och spellistor
Steg 11 – Kontakta Ifpi direkt via webbtjänsten (svar inom 1-2 arbetsdagar)
Steg 12 – Viktig information om ISRC-koder
Steg 1 – Skapa ett bolagskonto hos Ifpi (OBS: endast nya rättighetshavare)
Ditt bolag måste vara registrerat i Ifpis rättighetsdatabas för att du ska kunna logga in i webbtjänsten och registrera de inspelningar som du äger rättigheterna till. Om bolaget som du företräder redan har ett konto hos Ifpi, så ska du inte ansöka om ett nytt konto (gå direkt vidare till Steg 2).
För att registrera ett nytt bolag och skapa en användare behöver du fylla i en av följande fullmakter:
(A) Sverige och utlandet (Rest of World)
eller
(B) endast Sverige
Notera att e-postadressen som du anger i fältet ”Användare” måste överensstämma med e-postadressen som du senare loggar in med i Ifpis webbtjänst. Ifpi skickar en bekräftelse när bolaget registrerats. När ni mottagit denna kan ni fortsätta till Steg 2.
Steg 2 – Skapa en användare i Ifpis webbtjänst
A) Gå till Ifpis webbtjänst
B) Klicka på ”Logga in” i menyraden.
C) Klicka på ”Registrera konto”:
D) Skapa ett användarkonto genom att ange e-postadress/lösenord. Ett verifieringsmail skickas till din e-postadress som du måste bekräfta före du kan använda ditt konto.
OBS! Notera att e-postadressen som du loggar in med måste vara samma e-postadress som du har registrerat i Steg 1 (d.v.s. Ifpis rättighetsdatabas). Om du stöter på problem eller har frågor, kontakta oss på web@ifpi.se
Steg 3 – Logga in på Ifpis webbtjänst
A) Gå till Ifpis webbtjänst
B) Klicka på ”Logga in” i menyraden.
C) Logga in med inloggningsuppgifterna som du skapade i Steg 2, d.v.s. genom att ange e-postadress och lösenord. För att kunna logga in i webbtjänsten måste du antingen verifiera användaren via SMS eller med en engångskod som du hämtar i en app för tvåfaktorsautentisering på din smartphone.
OBS! Notera att e-postadressen som du loggar in med måste vara samma e-postadress som du har registrerat i Steg 1 (d.v.s. Ifpis rättighetsdatabas).
App för tvåfaktorsautentisering
Ladda ner appen ”Auth0 Guardian” eller ”Google Authenticator” i App Store (iPhone) eller Google Play Store (Android). Öppna appen och klicka på ”+”. Skanna QR-koden och ange den sexsiffriga koden som genereras.
Steg 4 – Säkerställ att informationen om ditt konto är korrekt
Gå till ”Mina konton” i menyraden och klicka på en kontorad för att se mer information om ditt konto:
Steg 5 – Se vilka inspelningar som är registrerade på ditt konto
Gå till ”Repertoar” i menyraden och klicka därefter på ”Mina rättigheter” för att se vilka inspelningar som är registrerade på ditt konto:
OBS! Sökning sker genom fritextsökning, men kan avgränsas genom att sätta prefix på söktermen. A: ger sökning på artist, T: ger sökning på titel, L: ger sökning på Skivmärke, I: ger sökning på ISRC kod.
Steg 6A – Registrera inspelningar en i taget (manuellt)
Följ det här steget om du vill registrera enstaka inspelningar manuellt. Om du i stället vill registrera flera inspelningar samtidigt (med en Excel-fil), gå direkt till Steg 7.
A) För att registrera enstaka inspelningar, gå till ”Arbetszon” i menyraden och klicka på ”Skapa”:
B) Ange ISRC-kod för inspelningen och välj om det är en ”Ljudinspelning” eller ”Videoinspelning” (d.v.s. musikvideo):
OBS! För mer information om ISRC-koder, gå till Steg 12.
C) Ange övrig information (metadata) för din inspelning och klicka på ”Spara”:
Notera att man endast kan skapa ett claimformulär som innehåller korrekta rader. Du kommer få ett felmeddelande (en varningstriangel) om raderna innehåller fel. Håll muspekaren på varningstriangeln för att se vilken information som saknas eller är felaktig (t ex felaktig ISRC-kod). Redigera informationen tills du har en grön symbol i stället för en varningsflagga:
D) När du har lagt till alla inspelningar i ”Arbetszonen” som du vill registrera, markera alla inspelningar och klicka på ”Claimformulär”.
E) Ange ett namn på ditt claimformulär (du kan ange vilket namn som helst):
F) Gå till ”Claimformulär” i menyraden, markera claimformuläret och klicka ”Signera”:
Steg 6B – Registrera inspelningar en i taget (via Spotify drag-and-drop)
Du kan registrera inspelningar snabbt och enkelt genom att importera Spotify-spår via en drag-and-drop-funktion.
A) För att registrera enstaka inspelningar, gå till ”Arbetszon” i menyraden och klicka på ”Länkar från Spotify”:
B) Dra och släpp de spår som du vill importera från Spotify-klienten:
C) Klicka på ”Spara” så läggs spåren till i Arbetszonen:
D) När du har lagt till alla inspelningar i ”Arbetszonen” som du vill registrera, markera alla inspelningar och klicka på ”Claimformulär”.
E) Ange ett namn på ditt claimformulär (du kan ange vilket namn som helst):
F) Gå till ”Claimformulär” i menyraden, markera claimformuläret och klicka ”Signera”:
Steg 7 – Registrera flera inspelningar åt gången (via Excel-fil)
A) För att registrera flera inspelningar samtidigt med en Excel-fil, gå till ”Arbetszon” i menyraden och klicka på ”Ladda upp XLS(X)”:
B) Klicka på ”Ladda ner claimmall” för att ladda ner en mall där det framgår vilket format och vilken information (metadata) som krävs för att registrera flera inspelningar samtidigt med en Excel-fil. Fyll i fälten i Excel-mallen (obligatoriska fält är gulmarkerade) för alla inspelningar som du vill registrera:
För mer information rörande kolumndefinitioner, Se ”Filspecifikation claimfil” under menyn ”Dokument”.
C) Ladda upp Excel-filen.
D) Gå till ”Claimformulär” i menyraden, markera claimformuläret och klicka ”Signera”:
Steg 8 – Avregistrera inspelningar (Slutdatum eller Makulera)
Avslut av en befintlig rättighet kan göras på två olika sätt: (1) Ange ett Slutdatum på en rättighet; eller (2) Makulera en rättighet.
Alternativ 1: Ange ett Slutdatum på en rättighet
Välj detta alternativ om du vill att rättigheten skall upphöra per ett visst nyttjandedatum. Pengar kommer fortsätta allokeras till rättigheten om nyttjandet är gjort före Slutdatumet.
A) För att ange ett Slutdatum på en inspelning, gå till ”Mina rättigheter” i menyraden, markera inspelningen (eller inspelningarna) och klicka på ”Redigera”:
B) Avbocka knappen ”Tills vidare” och ange i stället ett ”Slutdatum”:
C) Skrolla ner och klicka på ”Spara”.
Alternativ 2: Makulera en rättighet
Välj detta alternativ om du vill att rättigheten skall tas bort (s.k. revoke). Inga pengar kommer längre allokeras till rättigheten oavsett nyttjandedatum.
Detta görs genom att Makulera rättigheten.
A) För att Makulera 1 inspelning, gå till ”Mina rättigheter” i menyraden, markera inspelningen (eller inspelningarna) och klicka på ”Makulera”.
B) För att Makulera flera inspelningar samtidigt, gå till ”Arbetszon” i menyraden, klicka på ”Ladda upp XLS(X)” och kryssa i rutan ”Makulera befintliga rättigheter”:
Steg 9 – Lista över ej registrerade rättigheter (s.k. oclaimat-lista)
A) Gå till ”Oclaimat” i menyraden för att se vilka inspelningar som inte har registrerats (s.k. claimats) av någon rättighetshavare.
B) Markera inspelningar som tillhör dig och klicka på ”Lägg till”:
C) Inspelningarna kommer nu ligga i din ”Arbetszon”. Gå till ”Arbetszon” och skapa ett s.k. claimformulär enligt Steg 6.
Steg 10 – Se utbetalningar, underlag och spellistor
A) Gå till ”Avräkningar” i menyraden.
B) Klicka på ”Bokföringsunderlag” eller ”Spellista” för att ladda ner detaljerad information kring din utbetalning.
Steg 11 – Kontakta Ifpi direkt via webbtjänsten (svar inom 1-2 arbetsdagar)
Om du stöter på problem eller har frågor, kontakta Ifpi direkt via webbtjänsten genom att gå till menyknappen högst upp till höger (klockan) och klicka på ”Skicka meddelande till Ifpi Sverige”. Vi svarar oftast inom 1-2 arbetsdagar.
Steg 12 – Viktig information om ISRC-koder
ISRC (International Standard Recording Code) är en internationell standard som har tagits fram för att möjliggöra identifikation av ljudinspelningar. ISRC-koden är en unik och livslång identifierare för varje inspelning. Tilldelad kod får aldrig ändras eller bytas ut – den följer inspelningen för alltid. Genom ISRC-koden möjliggörs en förenklad administration och en mer exakt fördelning av ersättningar.
ISRC-koden består av tolv alfanumeriska tecken som identifierar: Masterägarens unika bolagskod (first registrant code); Inspelningsår (year of reference); och Spår (designation code).
Läs mer om ISRC-koder och se exempel på ifpi.se/isrc